ซื้อโทรศัพท์ไปขาย ต้องได้เอกสารอะไรบ้าง? เช็กก่อนบิลพลาด

ส่งชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และข้อมูลสำนักงานใหญ่หรือสาขาให้ผู้ขายตามที่ผู้ทำบัญชีของร้านยืนยัน หากร้านจด VAT ควรแจ้งข้อมูลให้ครบก่อนออกใบกำกับภาษีเต็มรูป

กรมสรรพากรชี้แจงว่าผู้ซื้อที่เป็นผู้ประกอบการจด VAT ต้องแจ้งเลขผู้เสียภาษีและสถานประกอบการแก่ผู้ขายเพื่อระบุในใบกำกับภาษีเต็มรูป จึงไม่ควรรอแจ้งหลังเอกสารถูกออกแล้ว

สำหรับออเดอร์กับ PK HUB ร้านแจ้ง ชื่อเต็ม เลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือ VAT และที่อยู่ ให้ครบก่อนออกเอกสาร ทีมจะใช้ข้อมูลนี้จัดเตรียม invoice และเอกสารของออเดอร์

ชื่อเอกสารอาจต่างกันตามระบบ แต่ร้านควรตามเส้นทางออเดอร์ได้ตั้งแต่ตกลงจนรับสินค้า

PK HUB จดทะเบียน VAT เลขที่ 0245540000020 และออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบได้ จุดนี้ช่วยให้ร้านธุรกิจวางเส้นทางเอกสารตั้งแต่ invoice การชำระ ไปจนถึงการรับสินค้าได้ชัดเจนขึ้น

• ใบเสนอราคาหรือข้อความยืนยันรุ่น จำนวน ราคา VAT และค่าจัดส่ง
• ใบสั่งซื้อหรือหลักฐานยืนยันออเดอร์
• ใบส่งของหรือใบรับสินค้า
• ใบเสร็จรับเงินหรือหลักฐานชำระเงิน
• ใบกำกับภาษีเต็มรูป หากรายการและสถานะผู้ขาย/ผู้ซื้อต้องใช้
• หลักฐานขนส่งและบันทึกตรวจรับ

กรมสรรพากรมีข้อกำหนดรายการของใบกำกับภาษีเต็มรูป เช่น คำว่าใบกำกับภาษี ชื่อ ที่อยู่ และเลขผู้เสียภาษีของผู้ออก เลขลำดับเอกสาร รายละเอียดสินค้า มูลค่า ภาษี และวันที่ออก รวมถึงข้อมูลผู้ซื้อและสถานประกอบการในกรณีที่เกี่ยวข้อง

ให้ผู้ทำบัญชีตรวจรูปแบบล่าสุดของกิจการ และหากพบข้อผิดพลาดให้ติดต่อผู้ออกเอกสารตามวิธีที่ถูกต้อง ไม่แก้ ขีดฆ่า หรือตกแต่งเอกสารเอง

ใบกำกับภาษีอาจแสดงสินค้าเป็นรุ่นและจำนวน แต่ระบบสต็อกควรลง IMEI หรือ Serial แยกเป็นรายเครื่อง หลักคิดคือ หนึ่งเครื่อง = หนึ่งร่องรอย ที่บอกได้ว่าเข้าวันไหน มาจาก invoice ใด ต้นทุนเท่าไร และขายออกในบิลไหน

ตอนรับของ ตรวจรุ่น สี ความจุ จำนวน สภาพกล่อง และเลขเครื่องตามกระบวนการร้าน หากไม่ตรงให้แยกสินค้าไว้และแจ้งผู้ขายก่อนนำไปขาย

ก่อนชำระ ร้านสามารถให้ทีม PK HUB ช่วยทวนรายการ รุ่น สี ความจุ จำนวน VAT และค่าจัดส่งบน invoice อีกครั้ง ลดโอกาสที่ของจริงกับเอกสารจะเริ่มต้นไม่ตรงกัน

ตั้งชื่อไฟล์ด้วยวันที่ ผู้ขาย และเลขเอกสาร แล้วใช้เลขออเดอร์เดียวเชื่อมใบเสนอราคา การชำระเงิน ใบส่งของ และใบกำกับภาษี สำรองข้อมูลและจำกัดสิทธิ์ผู้เข้าถึง กรมสรรพากรระบุหลักการเก็บเอกสาร VAT ไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปีในกรณีที่เกี่ยวข้อง ร้านจึงควรวางระบบให้ค้นคืนได้ตั้งแต่วันแรกและให้ผู้ทำบัญชียืนยันระยะเวลาที่ใช้กับกิจการ

กำหนดผู้รับผิดชอบตรวจเอกสารภายในวันที่รับ ไม่ปล่อยเอกสารไว้ในกล่องหรือแชตจนถึงรอบปิดบัญชี

หากเป็นร้านใหม่และยังไม่แน่ใจว่าจะเริ่มจากรุ่นใด PK HUB สามารถช่วยวาง shortlist ตามงบและกลุ่มลูกค้าพร้อมเตรียมโครงเอกสารของออเดอร์เดียวกัน ทำให้การเลือกสินค้าและการตรวจเอกสารไม่แยกเป็นคนละเรื่อง

• ผู้ขายจด VAT และออกเอกสารประเภทใดได้
• ต้องส่งข้อมูลผู้ซื้อเมื่อใดและผ่านช่องทางใด
• เอกสารจะมากับสินค้า ส่งทางอีเมล หรือส่งภายหลัง
• รายละเอียดรุ่น จำนวน และ VAT แสดงอย่างไร
• หากข้อมูลผิด มีขั้นตอนยกเลิกและออกเอกสารใหม่อย่างไร
• ใครเป็นผู้ประสานเรื่องเอกสารหลังรับสินค้า